Teamassistenz Technischer Innendienst (m/w/d)

Standort: Berlin | Vollzeit | Unbefristet

Für unseren Mandanten, ein etabliertes Bauunternehmen im Bereich schlüsselfertiger Hochbau mit anspruchsvollen Projekten im Berliner Raum und modernen, digital geprägten Planungs- und Bauprozessen, suchen wir im exklusiven Auftrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz Technischer Innendienst (m/w/d). Das Unternehmen steht für ein positives Betriebsklima, offene Kommunikation und eine Kultur, in der Weiterbildung aktiv gefördert wird. Sie erwartet eine abwechslungsreiche Position an der Schnittstelle von Einkauf, Angebotsbearbeitung und Technischem Innendienst.

Ihre Aufgaben

Einkaufspostfach: Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs

Einkaufszuarbeit: Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf

Administrative Unterstützung: Zuarbeit für die Abteilungen des Technischen Innendienstes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Aufträge & Nachträge: Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen sowie Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Angebotserfassung: Erfassung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln in RIB iTWO

Vergabeplattformen: Nutzung und Verwaltung von Ausschreibungs- und Vergabeplattformen wie iTWO Tender

Verhandlungsprotokolle: Vorbereitung und Zuarbeit, einschließlich Zusammenstellung von Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und Anlagen, digitale Aufbereitung, Ablage im DMS und Versand an die Nachunternehmer

Stammdatenpflege: Pflege und Aktualisierung von Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen und Geschäftspartnerkontakten

Beschaffung: Erstellung von Materialbestellungen nach Vorgabe sowie eigenständige Bearbeitung kleinerer Beschaffungsvorgänge, einschließlich Angebotseinholung, Preisvergleich und Preisspiegel

Assistenz: Unterstützung der Leitung der Angebotsbearbeitung durch Assistenz-, Organisations- und Zuarbeiten

Dokumentenpflege: Formatierung und Pflege von Vorlagen nach den geltenden Gestaltungsrichtlinien sowie Prüfung von Dokumenten hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Ihr Profil

Fachliche Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement, im Bereich Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation

Systemkompetenz: Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel

DMS-Erfahrung: Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen

Plattformkenntnisse: Erfahrung mit Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, ist von Vorteil

Sprachkompetenz: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Arbeitsweise: Strukturiert, sorgfältig und detailorientiert

Organisationstalent: Gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten den Überblick zu behalten

Persönlichkeit: Ausgeprägte Teamfähigkeit

Ihre Vorteile

Attraktive Vergütung: Überdurchschnittliche, leistungsgerechte Vergütung

Zusatzleistungen: Vermögenswirksame Leistungen und Gesundheitsfürsorge im Rahmen einer Gesundheitskarte

Unternehmenskultur: Positives Betriebsklima mit kollegialer Arbeitsatmosphäre und offener Kommunikation

Weiterbildung: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten durch interne und externe Weiterbildungen, Ihr Schulungsinteresse ist ausdrücklich willkommen

Teamevents: Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie jährlich ein gemeinsames Wochenende außerhalb der Stadt

Stabilität: Unbefristete Festanstellung in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen

Kontakt

Hypertrics GmbH

Schürmannstraße 22a

45136 Essen

kontakt@hypertrics.de