Wir suchen Dich als Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) als Unterstützung für das Workplace Experience Team in Berlin.

Als Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) übernimmst Du die Verantwortung für ein umfangreiches und wachsendes Portfolio an Gebäuden – darunter unser Headquarter in Berlin sowie weitere Standorte in Deutschland. Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können. Du koordinierst strategische Lieferantenbeziehungen und Compliance-Prozesse, steuerst den operativen Betrieb an unserem neuen Berliner Headquarter und bist die zentrale Ansprechperson in Deutschland für alle Mobility-Themen (Fuhrparkmanagement und Travel Management).

Deine Aufgaben

Du gewährleistest den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung unseres Hauptbüros in Berlin und unterstützt unsere Standorte in ganz Deutschland (9 Regionalbüros)

Du steuerst externe Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher

Du entwickelst und pflegst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsservices, Office-Ausstattung, Fuhrpark- und Reisemanagement) und überwachst KPIs/SLAs. In Abstimmung mit dem Global Workplace Director entwickelst und verantwortest Du die Strategie für Deutschland im Bereich Mobility (Fuhrpark & Travel), steuerst den externen Dienstleister inklusive Performance-Monitoring und Eskalationsmanagement und übernimmst Verantwortung für zugewiesene Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsverarbeitung in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team

Du förderst die Einhaltung von HSE-Standards und implementierst QHSE-Prozesse

Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Stakeholdern zusammen und steuerst die Stakeholder-Kommunikation über mehrere Länder hinweg (Deutschland, gelegentlich Niederlande)

Du entwickelst pragmatische Lösungen für strategische und operative Herausforderungen und optimierst das Arbeitsumfeld kontinuierlich durch datengetriebene Ansätz

Dein Profil

Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht? Dann ermutigen wir Dich, Dich zu bewerben. Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen!

Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit

Mindestens 3-4 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Workplace Management, Facility Management oder Office Operations

Nachgewiesene Erfahrung in der Betreuung von Bürostandorten an mehreren Standorten sowie im Projektmanagement

Grundlegende bis fortgeschrittene Kenntnisse im Bereich HSE (Health, Safety, Environment)

Erfahrung im Vendor Management, Contract Management und Fleet Management

Eine lösungsorientierte und detailorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, schnell auf wechselnde Prioritäten zu reagieren

Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich

Besonders interessant sind für uns außerdem

Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Gespür für Budget- und Kostenmanagement.

Was wir Dir bieten

Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro arbeitest

28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)

Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit individuellen Zusatzleistungen (u.a. Zahnreinigung u.v.m.)

Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40 % (15 % während der Probezeit)

Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth

Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält

Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner

Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine

Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club

Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet